Aviso de Privacidad

Investigaciones y Verificaciones del INAI. ¿Estarías preparado?

Parece mentira, pero aunque nuestra Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPD) fue publicada allá por el mes de julio de 2010, algunas personas siguen creyendo que el Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) no realiza funciones de investigación por la presunta comisión de infracciones en materia de datos personales.

No me refiero a la capacidad del INAI para imponer multas y ordenar su cobro a través del Servicio de Administración Tributaria (que existe y se ejerce), sino a la existencia de las funciones de investigación y verificación que preceden a cualquier posible multa por violación a las disposiciones de la LFPD.

Creer que el INAI no investiga ni verifica presuntas violaciones a la LFPD coloca a cualquier responsable (y encargado) en una posición vulnerable, que lo puede llevar a menospreciar el valor y la necesidad de las múltiples acciones de cumplimiento que se deben adoptar para cumplir con esta normativa.

Nuestra práctica en la materia permite abordar esta cuestión de forma práctica, con ejemplos elegidos de distintos procedimientos de investigación y verificación en los cuales he asesorado a distintas empresas.

5 días habiles

En términos generales, ese es el plazo que el INAI concede a los sujetos investigados para cumplir con sus requerimientos de información y documentación, cuando aquel da inicio a una investigación o profundiza en el conocimiento de los hechos durante una verificación.

¿Les parece poco tiempo?

Mi posición personal al respecto es que, ante cualquier requerimiento de información y documentación del INAI, cualquier responsable o encargado de datos personales, en estado de cumplimiento, puede contestar un requerimiento del INAI dentro de un plazo de 3 días hábiles (o menos, inclusive).

En términos coloquiales, soy de la idea de que quien tiene la casa ordenada puede recibir visitas en cualquier momento.

El (dichoso) Aviso de Privacidad

No lo duden, si el INAI decide investigar a un responsable (de oficio o a petición de parte), preguntará por este famoso documento:

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Al respecto, debemos ser concientes que el INAI no sólo busca conocer sobre la existencia del Aviso de Privacidad relacionado con su investigación, sino que además recabará información sobre la forma y el momento en que ponemos a disposición ese documento.

Como en cualquiera de los ejemplos que veremos, de la respuesta que brindemos a este sencillo requerimiento podrán desprenderse diversas consecuencias para el investigado.

Datos recabados, finalidades y consentimiento

Dentro de una investigación iniciada a petición de parte, el INAI también tendrá interés en saber:

  1. Qué tipo y qué número de datos personales hemos recabado de la persona denunciante, o de otros titulares de datos personales,
  2. Cuáles son las finalidades para las cuales hemos recabado esos datos,
  3. La forma en que hemos obtenido el consentimiento del denunciante para poder llevar a cabo el tratamiento de sus datos.

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Como pueden apreciar, nuestras respuestas deben ser congruentes, dado que esta información tiene relación directa con el aviso de privacidad que el INAI ya nos habrá solicitado aportar; así por ejemplo, resultaría contradictorio indicar que hemos recabado 15 tipos de datos personales del denunciante mientras en el aviso de privacidad entregado indicamos que sólo recabamos 5 o 10 tipos de datos personales, o tratar los datos personales para finalidades de publicidad o prospección comercial y no enumerar esa finalidad en el mencionado aviso.

Conocimiento y organización de nuestras bases de datos

Los siguientes son ejemplos puntuales de dos investigaciones, pero demuestran que al INAI interesa conocer las particularidades de los tratamientos de datos personales que investiga; identificar si contamos con información suficiente alrededor de los hechos investigados (en lo particular) y sobre el tratamiento de datos personales en nuestra propia organización (en lo general):

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Contar con la capacidad para responder a este tipo de preguntas presupone que como responsables de datos personales:

  1. Contamos con un inventario de nuestras bases de datos,
  2. Conocemos el contenido y organización de dichas bases de datos,
  3. Conocemos las finalidades del tratamiento de los datos personales,
  4. Podemos identificar las áreas y el personal de nuestra organización con acceso a las bases de datos.
  5. Conocemos los sistemas de información que se utilizan para tratar los datos personales.

Nuestro personal, nuestra responbilidad

La tentación de culpar al empleado de turno por una posible infracción de la LFPD es enorme y no ha desaparecido de nuestro medio; incluso algunos apelan al “sentido común” de los colaboradores como “vacuna” contra posibles violaciones a la ley de protección de datos personales.

No obstante lo anterior, nunca debemos olvidar que la capacitación del personal en materia de protección de datos personales forma parte del conjunto de las medidas de seguridad administrativas que debemos adoptar para proteger los datos personales (artículo 2, fracción V del Reglamento de la LFPD) y que, de hecho, contar con un programa de capacitación forma parte de las medidas contempladas como medios para cumplir con el Principio de Responsabilidad (artículo 48, fracción II del Reglamento de la LFPD).

Por esta razón, no debe extrañar que en determinadas investigaciones el INAI requiera información sobre las funciones de nuestro personal, su capacidad de acceso a datos personales y la existencia de capacitación en la materia:

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Puesta a disposición del aviso de privacidad

No basta contar con estos avisos en un escritorio a la entrada de nuestras oficinas o que existan publicados en el último link de nuestra página web; debemos asegurar que cualquier medio a través del cual recabamos u obtenemos datos personales pone a disposición el aviso de privacidad correspondiente, en cualquiera de los modos que la normativa prevé (de forma directa o de forma personal).

Estos son ejemplos que ilustran la importancia de la forma y el momento de poner a disposición nuestros avisos de privacidad, y la relevancia que estos hechos pueden tener para el INAI durante una investigación o verificación de hechos:

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Responsable o Departamento de Datos Personales

Llegados a este punto, y dado que los principios y obligaciones previstos por la LFPD son múltiples y variados, pongamos sobre la mesa un último ejemplo, para demostrar que en el marco de una investigación o verificación el INAI podrá requerir información relacionada con cualesquiera de las obligaciones previstas por la normativa. Aquí, la designación a que se refiere el artículo 30 de la LFPD:

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Dicho todo lo anterior, y con ejemplos reales de por medio, sólo preguntaría a cada uno de ustedes: Si el día de mañana el INAI iniciara una investigación porque mi organización ha sido denunciada, ¿estaríamos listos para contestar de manera integral, dentro del plazo concedido?

¡Hasta la próxima!

Imagen de geralt, via pixabay.

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¿Aviso o Registro? Cómo, cuándo y qué informar

Lo que hoy pretendo comentar en el blog es una cuestión relativamente simple que, sin embargo, creo que se ha cuestionado poco desde la entrada en vigor de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPD) y del resto de normativa que paulatinamente ha sido publicada y entrado en.

Esta cuestión, relacionada con el principio de información sobre el tratamiento de datos personales, pasa por preguntarse:

  • ¿Es el Aviso de Privacidad el mejor medio para que los titulares sean informados sobre todos los aspectos relativos al tratamiento de sus datos personales?,
  • ¿Resulta razonable pensar que en todos los casos los titulares leerán un Aviso de Privacidad Integral cuando éste se pone a su disposición, cada vez que proporcionan sus datos a un responsable?,
  • ¿En la práctica, la obligación de informar a través de Avisos de Privacidad ha supuesto una facilidad para los responsables para cumplir con su obligación de informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales?
  • ¿Existían alternativas prácticas y efectivas para el cumplimiento del principio de información, distintas a la generación y puesta a disposición de Avisos de Privacidad (en cualquiera de sus modalidades)?

Para responder a lo anterior, partamos de lo obvio: la LFPD no nos ofrece alternativas.

Su artículo 15 es meridianamente claro: “El responsable tendrá la obligación de informar a los titulares de los datos, la información que se recaba de ellos y con qué fines, a través del aviso de privacidad.” Ese ha sido el medio elegido por el legislador mexicano y personalmente he comprobado que pocos abogados cuestionan la idoneidad del medio elegido (y el posterior “desarrollo” que esta elección ha supuesto).

De hecho, creo que en México se ha dado una desmedida importancia al Aviso de Privacidad (principio de información) frente a la difusión y exigencia de cumplimiento de los otros SIETE principios que rigen el tratamiento de los datos personales. Tanto es así, que entre responsable transferente y responsable receptor debe existir un intercambio de Avisos de Privacidad; el responsable también debe comunicar al encargado el (los) aviso(s) que regulen el tratamiento de los datos personales a los que éste tenga acceso por virtud del servicio que preste al primero.

¿Por qué percibo como desmedida dicha importancia? Veamos:

Adicionalmente a la LFPD, a día de hoy podemos encontrar la siguiente normativa, publicaciones, videos y herramientas relacionadas con “el” Aviso de Privacidad:

Sin lugar a dudas, alguien le está dando su importancia al tema. Es importante hacerlo, desde luego, aunque el resultado personalmente constatado es que los sujetos obligados circunscriben el alcance de la ley y la extensión de sus obligaciones a contar con UN aviso de privacidad… y nada más. Obviamente, nada más alejado de la realidad.

Pero hablando de alternativas, creo que resulta práctico saber que éstas existen y que quizás pudieran resultar más eficaces de lo que inicialmente podíamos imaginar (y menos costosas de lo que algunos vendieron cuando la LFPD era apenas un proyecto).

El Registro de Bases de Datos que tratan datos personales se constituye como una alternativa (casi indispensable en países con poca cultura sobre protección de datos) que, por una parte, incrementa la atención y necesidad que los responsables asumen en relación con el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y que, por otro lado, facilita la comunicación de información hacia los ciudadanos sobre aspectos fundamentales relativos a quién y para qué se tratan sus datos.

Después de todo, cuando existe un Registro, resulta muy fácil acreditar si se ha cumplido o no con la obligación de inscribir las bases de datos en posesión de cualquier responsable y, en su caso, sancionar a aquellos obligados que no cumplieron con este mínimo deber de registro.

Asimismo, cuando existe, la obligación de inscribir nuestras bases de datos en un Registro (de acceso público) disminuye la cantidad de recursos que deben destinarse para informar a los titulares sobre aspectos como el tipo o categoría de datos que deben tratarse en relación con finalidades determinadas; los aspectos formales relacionados con el ejercicio de los derechos ARCO; las finalidades originarias del tratamiento y aquéllas que no lo son; la existencia de transferencias de datos, entre otros aspectos. Lo anterior es posible si tomamos en cuenta que la identificación de un número de registro y un hiperenlace a la información de nuestras bases de datos registradas podría proporcionarse a través de una cláusula mucho más corta que los actuales Avisos de Privacidad integrales que deben generarse en México.

Además, al día de hoy, podemos afirmar que la identificación del momento que legalmente resulta procedente poner a disposición de los titulares el Aviso de Privacidad correspondiente, y la definición de la modalidad adecuada (y apropiada) para hacerlo, de entre aquellas disponibles, se ha vuelto un dolor de cabeza para muchos responsables; sin contar además con la posible infracción en que éstos pueden incurrir en caso de no haber redactado adecuadamente sus Avisos de Privacidad (art. 63, fracc. V de la LFPD).

Algunos responsables comienzan a percibir que la redacción y puesta a disposición de los Avisos de Privacidad se ha convertido en una obligación de difícil (y a veces costoso) cumplimiento que, en el peor de los casos, puede transformarse (aun teniendo la intención de cumplir con la ley) en un medio que ponemos a disposición de la autoridad para acreditar, precisamente, que la hemos violado al omitir elementos informativos que deben constar en estos Avisos.

El hecho es que, en nuestro país, se optó por evitar a los responsables “la carga administrativa” que, según se mire, constituye la inscripción de bases de datos en un Registro a cargo de la autoridad de control y sanción (el INAI) y, en su lugar, en el contexto de un Principio de Responsabilidad que aún no acaba de arraigar, se dejó en sus manos la obligación de poner a disposición de los titulares toda la información relativa al tratamiento de sus datos personales.

Por no apartarme del ejercicio comparativo que deseo ejercer en este blog, analicemos dos casos que aún continúan vigentes en países de la Unión Europea:

  1. El “Registro General de Protección de Datos” de la Agencia Española de Protección de Datos, y
  2. El “Register of data controllers” de la Information Commissioner’s Office del Reino Unido.

En el primero, los interesados podrán encontrar información sobre los ficheros (bases de datos) de responsables (públicos o privados) consistente en:

  • Nombre o razón social del responsable del fichero,
  • Nombre del fichero,
  • Finalidad y usos declarados,
  • Dirección en la que el interesado puede ejercitar los derechos de oposición, acceso, rectificación y cancelación de la información contenida en el fichero,
  • Identificación y finalidad del fichero,
  • Origen y procedencia de datos,
  • Tipos de datos, estructura y organización del fichero,
  • Cesión y comunicación de datos, y
  • Transferencias internacionales.

En el segundo deben inscribirse los responsables (no las bases de datos) que no están exentos de hacerlo por cualquier motivo establecido por la ley (por ejemplo, organizaciones sin fines de lucro); y es de llamar la atención que existe un costo anual general de 35 libras esterlinas por estar inscrito. En este registro de responsables podemos encontrar la siguiente información:

  • Número de registro,
  • Fecha de registro y fecha de expiración,
  • Identificación y domicilio del responsable,
  • Actividad del responsable,
  • Descripción del tratamiento de los datos,
  • Finalidades del tratamiento,
  • Tipos o clases de datos tratados,
  • Colectivos de titulares sobre los cuales se tratan datos personales,
  • Cesiones de datos, y
  • Transferencias de datos.

Como podemos observar, en un Registro de Bases de Datos como el que actualmente existe a cargo de la Agencia Española de Protección de Datos, se pone a disposición de los titulares casi la misma información que actualmente debemos incluir en un Aviso de Privacidad, con excepción clara de la información relativa a los requisitos, plazos y procedimientos para el ejercicio de los derechos ARCO, revocación del consentimiento y limitaciones para la divulgación de los datos personales, que en México debe incluirse en dicho Aviso; mientras que de manera menos exhaustiva se proporciona información similar en el registro inglés en relación con el responsable y no con las bases de datos como elemento de registro.

Llegados a este punto, y antes de agotar al lector, cabe preguntar: ¿son la panacea los registros de bases de datos o responsables?

La respuesta es un contundente NO y, de hecho, si la propuesta de Reglamento General de Protección de Datos es aprobada en cuanto a esta formalidad de inscripción, podemos comenzar a cantar “Las Golondrinas” a este tipo de registros, puesto que se consideran innecesarios frente a la existencia de un Principio de Responsabilidad (accountability) que aún no existe de forma extendida en el la Unión Europea en materia de protección de datos personales.

Pero, desde mi particular punto de vista, aunque en determinados países se perciba que no han aportado todos los resultados que de ellos se esperaba, creo que durante el tiempo que han existido estos registros en la Unión Europea, éstos han aportado al menos dos resultados concretos:

  1. La conciencia (no generalizada, seamos honestos) de una obligación de cumplimiento, por parte de los responsables, que en mayor o menor medida saben que incumplen la normativa si sus bases de datos (o ellos mismos) no están debidamente inscritos, y
  2. La posibilidad de que los responsables no tengan que redactar enormes avisos o políticas de privacidad en cada canal de entrada de datos personales, pudiendo hacer referencia o generando enlaces a la información electrónica de sus registros, como parte de la información preceptiva que sí deben publicar en dichos canales.

Como efecto colateral, aunque en las páginas web de miles de responsables europeos podamos encontrar políticas de privacidad que informan sobre el tratamiento de los datos personales que éstos recaban, los titulares se ven (felizmente) liberados de la posibilidad de encontrar en cada formulario que rellenan un Aviso de Privacidad Integral que, por su extensión, invita –precisamente– a no ser leído.

Como es obvio, todo lo anteriormente dicho no cambia ni una sola coma de nuestra legislación, por lo que seguirá siendo necesario que los responsables desarrollen aquellos Avisos de Privacidad que preceptivamente deben poner a disposición de los titulares en el momento de recabar sus datos o antes de aprovecharlos si los obtuvieron de forma indirecta.

Sin embargo, poner de relieve que existen otros modelos, alternativas que podrían facilitar y alentar el cumplimiento de la obligación de informar a los titulares sobre el tratamiento de sus datos personales, puede consistir en una pequeña aportación para impulsar una reflexión sobre el modelo que hemos adoptado y, en su caso, el planteamiento de una modificación de nuestra normativa para evitar que la próxima vez que acudamos al supermercado, no nos ataque un Aviso de Privacidad como el que hace tiempo me encontré:

Ataque de API

Ataque de API

Hasta el próximo post…